遂宁市人民政府办公室关于切实推进档案工作规范化管理的通知

为切实推进我市档案工作规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中共四川省委办公厅 四川省人民政府办公厅关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（川委办〔2015〕2号）、《四川省人民政府办公厅关于转发四川省档案局四川省档案工作规范化管理办法的通知》（川办函〔2017〕170号）要求，现将有关事项通知如下。

一、高度重视，各司其职，负起建档管档的历史责任

档案工作是党和政府工作中不可或缺的基础性工作，做好档案工作是各级各部门各单位的重要职责。

（一）各立档单位要依法履行建档责任。要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期规定》（国家档案局第8号令）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）要求，认真做好各类文书档案归档工作。要按照《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函〔2017〕170号印发），落实好场地、人员、经费和制度，规范整理、到期移交各类档案，实现并保持档案工作规范化管理。各主管部门应加强对本系统档案工作的监督指导。

（二）各级档案行政管理部门要依法履行管档责任。要对本行政区域内机关、团体、企事业单位和其他社会组织的档案工作实施监督和指导。开展执法检查，督促各立档单位把工作中形成的各种载体档案资料齐全收集、规范整理、安全保管，做好档案规范化管理认定复查工作。会同监察部门按照《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部令第30号）对违反规定的有关单位和责任人进行追究和查处。

（三）各级政府要依法履行对档案工作的领导责任。要将档案事业发展列入本地区经济社会发展规划，顺应新形势把国家综合档案馆建成具备“五位一体”功能的现代化档案馆。要将档案保管保护经费、档案数字化建设经费和档案文化建设经费列入同级财政常规预算，保证档案业务、馆务和信息化建设有相应的工作机构和人员，并将各立档单位规范化管理情况纳入绩效考核内容，增强全社会档案法治意识。

二、落实要求，夯实基础，确保国有档案的规范管理
各级政府要按照《四川省国家档案馆管理办法》要求，切实担负起本级国家综合档案馆建设的主体责任，依法划拨建设用地，落实相关配套设施，独立建设、专馆专用。要保证必要的经费和设施设备，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，支持档案行政管理部门建立档案信息管理系统安全保密防护体系，确保党和国家重要档案的绝对安全。各级专业档案馆要接受同级档案行政管理部门的监督指导。

各级机关企事业单位要按照《四川省档案工作规范化管理办法》，重点做好以下工作：

一是强化组织管理，保障工作顺利开展。各立档单位要明确分管领导、主管科室和专兼职档案人员；档案室要符合“八防”要求，配置相应的设施设备；档案工作要纳入单位发展规划、年度计划，并建立健全档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、重大活动档案登记及资料收集、电子文档管理等制度；要将档案信息化建设纳入本单位信息化总体规划，安装并充分运用四川省电子文档管理系统，建立涵盖室藏各类档案的文件级、案卷级目录数据库和全文数据库，加强档案信息安全管理。

二是注重特殊形式、特殊载体、特殊门类档案的收集整理。在确保单位收发文等文件材料齐全完整的基础上，做好职能活动中形成的一些特殊的文字记录、图表、音视频等档案资料的收集整理，如党委（党组）会议记录、干部职工党员花名册、内部形成的调研材料或统计材料、干部人事任免奖惩文件等。根据《四川省重大活动档案管理办法》，凡党和国家领导人来我市视察工作，国家在我市召开大型会议、开展大型活动，国家级的创建活动，特大突发事件、自然灾害等形成的各种文字材料和声像材料，主办单位要按照有关要求完整收集、规范整理，并及时向同级国家综合档案馆移交。要按照《四川省电子文件归档与管理暂行规定》要求，加强电子文件及电子档案的管理，单位自己保存的电子档案数据应脱机备份。要加强声像档案（照片、录音、录像带）和自动化办公过程中形成的各种归档的光盘、磁盘及相关背景信息的收集归档，整理声像档案时应标注事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。要加强会计档案、基建设备、科研等档案的管理，确保齐全完整。己出台相关档案管理办法的专业档案，要规范整理并按规定移交国家综合档案馆；对未出台档案管理办法的专业档案，要加强收集、整理工作，同时将己规范整理的专业档案电子目录移交国家综合档案馆。

三是按规定时间、规定标准、规定要求移交档案。坚持“逐年滚动移交”方式，继续做好纸质档案与其数字化副本的双移交工作。根据《四川省电子文件管理“十三五”规划》和我市OA办公系统建设计划安排，各立档单位要按照《遂宁市人民政府办公室关于做好电子档案移交与接收工作的通知》（遂府办函〔2017〕83号）要求，扎实做好有关工作。市本级3年内基本实现电子档案移交与接收工作全覆盖。

四是服务中心大局，认真做好项目档案、民生档案工作。发改部门要加强对重大建设项目档案的宏观管理，及时向档案行政管理部门通报项目安排及竣工名单；档案行政管理部门要加强项目档案的监督、指导和检查，依法做好项目档案的专项验收；项目主管部门要按规定做好项目档案登记工作，坚持未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收；建设单位要做好档案的形成、归档、整理、保管工作。要切实加强民生档案管理，农业、扶贫移民、民政、食品药品、社会保险等部门和市直园区管委会要按照相关档案管理办法，尽职履责，与档案行政主管部门建立良好的协作机制，常要求、常指导、常检查，使我市民生档案管理全面进入规范化轨道。

三、比照标准，共同努力，做好档案工作规范化认定

各级档案行政管理部门要利用网站、期刊、培训等多种形式做好《四川省档案工作规范化管理办法》的宣传、指导。各级机关企事业单位要与档案行政管理部门一道共同做好档案工作规范化管理认定工作。各级档案馆（室）要按照四川省档案工作规范化管理标准认定的组织管理、设施设备、业务建设、信息化建设、开发利用5个部分内容进行自查自评，向同级档案行政管理部门形成等级认定（三级、二级、一级）书面申请。认定组现场听取申请单位档案工作规范化管理及自查情况汇报、审查相关依据材料、实地查看管理情况、形成认定意见并向申请单位通报。通过认定的单位，由负责认定的档案行政管理部门颁发《四川省档案工作规范化管理等级证书》。对在档案工作中成绩显著的单位和个人，按照国家有关规定给予表扬。

档案规范化管理工作认定有效期5年，期满获证单位应向负责组织认定的档案行政管理部门申请复查，复查不合格的，降低直至取消等级证书。各级档案行政管理部门要加大执法检查力度，切实提高我市档案工作规范化管理水平。